某集团公司对销售产品的库存管理模式是,生产销售独立,营销部门在辐射一定销售区域的位置设置中转仓库,作为周转仓库管理.目的是尽可能的提高对客户订单的响应能力和及时性.其实对于这样的管理,里面存在两个问题需要注意:
1、产品从工厂转入中转库,生产公司开票还是移库?销售开票,是否真正实现了销售?是否存在重复、虚增计入收入的情况?期末就需要对中转仓库进行数据的盘点和准确性确认;
2、交易双方,比如生产公司和营销公司是否进行了往来账务的核对?对其差异进行了确认和分析,并予以解决.
如果在日常的运营管理过程中,能够及时有效履行了以上两个方面的控制程序,就可以确保账实相符.
但现实是,大多数时间并不能将以上两个管控程序执行到位,尤其是在新旧信息化系统实施上线衔接时,没有进行数据的准确性、截止性确认,导致差异存在,且长期未进行整改,这是本次分享要谈到的.
能够实施信息化是一个企业管理升级的体现,不仅可以确保数据传递的准确及时,还可以实现管理效率的提升.但受实施条件、人员素质、对基础数据重视程度不够等方面的影响,在新旧系统替换时,没有进行准确的数据衔接,导致实际库存与新系统期初导入数据两张皮,业务与项目实施小组各干各的,结果上线运行后,才发现存在较大差异,那为何会出现这种差异呢?笔者认为基于以下
六个方面:
1、业财融合不足,受前期监督程序缺位影响,业务环节对差异重视度不够;
2、信息化系统实施搞政绩,对基础数据管理不到位,粗制滥造,纯粹为了上系统而上系统,效果可想而知;
3、财务部门监督管理职责缺位;
4、业务人员系统管理不到位,对线上线下关注度不够,系统管理意识差;
5、解决问题意识淡薄,做和尚撞钟心态严重;
6、人员流动频繁、基础数据存储管理不到位等,导致数据证据不足,问题处理存在难度.
以上六个方面的原因,是基于本次审计发现总结而来,结合后续实质性审计发现,同时,在系统权限设置、在途产品管理、仓管人员验收、数据录入、库存查询管理等诸多方面均存在管理不到位的情况,尤其是财务对账不及时,发现问题不解决等管理问题的存在,导致已发现问题并不能得到及时解决.
从以上情况看,其实是一个很简单的系统衔接问题,即未进行基础数据准确性确认导入,导致出现差异.但是一个简单的仓库账实不符,其实就能反映出企业在计划、仓库、信息化、财务、业务等各个业务模块之间的协同管理问题,也体现出内控的管理漏洞.虽然差异存在这不是大问题,但是关键问题,也是审计人员日常在仓库管理中需要关注的,尤其是对于那些进行信息化实施中或计划实施信息化管理的公司,一定要予以借鉴.
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